Formål og grundlag
Denne forretningsorden beskriver rammerne for skolebestyrelsens arbejde ved Lykkebo Skole & Fritid. Forretningsordenen supplerer folkeskoleloven, skolebestyrelsesbekendtgørelsen og Styrelsesvedtægt for folkeskolen i Københavns Kommune.
Forretningsordenen skal understøtte et bestyrelsesarbejde, der er tydeligt, åbent, lovmedholdeligt og anvendeligt i praksis: Skolebestyrelsen skal kunne føre tilsyn, fastsætte principper, godkende budget og være et aktivt bindeled mellem skole, fritid, elever og forældre.
§ 1. Sammensætning
Skolebestyrelsen består af forældrerepræsentanter, medarbejderrepræsentanter og elevrepræsentanter efter de til enhver tid gældende regler i styrelsesvedtægten.
Som udgangspunkt består skolebestyrelsen af 7 forældrerepræsentanter, 3 medarbejderrepræsentanter og 2 elevrepræsentanter. Der skal indgå mindst én medarbejderrepræsentant ansat i KKFO’en, og der skal vælges en forældrerepræsentant med barn i KKFO’en.
Alle valgte medlemmer har stemmeret. Elevrepræsentanter må dog ikke overvære eller deltage i behandling af sager vedrørende enkeltpersoner og har ikke stemmeret i disse sager.
Skolens leder og dennes stedfortræder deltager i skolebestyrelsens møder uden stemmeret. Skolens ledelse varetager skolebestyrelsens sekretærfunktion.
§ 2. Valgperiode
Valgperioden for forældrerepræsentanter er 4 år.
Medarbejderrepræsentanter vælges for ét skoleår ad gangen.
Elevrepræsentanter vælges for ét skoleår ad gangen af elevrådet.
§ 3. Konstituering
Når der har været afholdt valg af forældrerepræsentanter, indkalder skolens leder den nye skolebestyrelse til konstituerende møde.
Skolebestyrelsen vælger en forperson blandt de forældrevalgte medlemmer. Alle stemmeberettigede medlemmer deltager i valget.
Indtil der er valgt en forperson, ledes det konstituerende møde af den forældrerepræsentant, der længst har været medlem af skolebestyrelsen. Ved lighed trækkes lod.
Valget sker ved afstemning blandt de kandidater, der opstiller. Der stemmes, indtil en kandidat opnår mere end 50 % af stemmerne. Hvis flere stemmerunder er nødvendige, udgår efter hver runde den kandidat, der fik færrest stemmer.
Omkonstituering, herunder valg af ny forperson, kan finde sted, når et punkt herom er optaget på dagsordenen for et ordinært møde.
§ 4. Forpersonog skolelederens opgaver
Forpersonen og skoleleder leder skolebestyrelsens arbejde og møder.
Skolelederen sørger for, at dagsorden, bilag og referat udarbejdes, udsendes og offentliggøres efter gældende regler og denne forretningsorden.
§ 5. Suppleanter og udtræden
Når et medlem udtræder af skolebestyrelsen, indtræder den suppleant, der står først for efter gældende valgregler.
Da møderne er lukkede, deltager suppleanter kun, når de indtræder som medlem med stemmeret, eller når de efter særskilt beslutning inviteres til mødet, der deltager de uden stemmeret.
§ 6. Opgaver og årshjul
Skolebestyrelsen udøver sin virksomhed inden for de mål og rammer, som Borgerrepræsentationen og Børne- og Ungdomsudvalget fastsætter.
Skolebestyrelsen fører tilsyn med alle dele af skolens virksomhed undtagen personale- og elevsager. Skolebestyrelsen fastsætter principper for skolens virksomhed, godkender skolens budget, godkender undervisningsmidler, fastsætter ordensregler og værdiregelsæt samt træffer afgørelse om ferieplanen efter gældende regler.
Skolebestyrelsen vedtager hvert år et årshjul for arbejdet. Årshjulet bør som minimum indeholde budget, ferieplan, årsberetning, kvalitetsudviklingssamtale, principper, tilsynstemaer etc.
§ 7. Arbejdsgrupper og tovholdere
Skolebestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper og udpege tovholdere til konkrete opgaver, fx principarbejde, høringssvar, arrangementer, forældreinvolvering, samarbejde med elevrådet eller samarbejde med KKFO’ens forældreråd.
Arbejdsgrupper arbejder efter et kort kommissorium med formål, opgave, tidsplan og ansvarlig tovholder. Arbejdsgrupper kan ikke træffe beslutninger på skolebestyrelsens vegne, medmindre skolebestyrelsen udtrykkeligt har besluttet en afgrænset delegation, som er lovlig efter gældende regler.
§ 8. Samarbejde med elevråd, kontaktforældre og KKFO
Skolebestyrelsen afholder mindst ét årligt møde med KKFO’ens forældreråd. På mødet drøftes sammenhængen mellem skole og KKFO og det kommende års samarbejde.
Skolebestyrelsen afholder mindst ét kontaktforældre/trivselsforældremøde
Elevperspektivet skal så vidt muligt indgå i principarbejde, tilsyn og større beslutninger, der har betydning for elevernes skole- og fritidsliv.
§ 9. Mødeplan
Skolebestyrelsen vedtager ved skoleårets afslutning eller ved skoleårets begyndelse en mødeplan for det kommende skoleår med dato og tid for ordinære møder.
Yderligere møder holdes, når forpersonen ønsker det, eller når en tredjedel af bestyrelsens medlemmer ønsker det med angivelse af punkter til dagsordenen.
§ 10. Indkaldelse og dagsorden
Ordinære møder fastlægges for et år ad gangen. Indkaldelse udsendes som forslag til dagsorden senest 14 dage før mødet.
Hvis et medlem eller skolelederen ønsker et punkt optaget på dagsordenen, skal det meddeles skolelederen så tidligt som muligt, så punktet kan indgå i forslaget til dagsorden, eller i den endelig dagsorden. Ønsket skal ledsages af de oplysninger og bilag, der er nødvendige for, at punktet kan behandles kvalificeret.
Skolelederen sætter alle rettidigt indsendte punkter på dagsordenen.
Dagsordenen skal for hvert punkt angive, om punktet er til orientering, drøftelse eller beslutning. og hvilket materiale der ligger til grund for behandlingen.
Endelig dagsorden med bilag sendes til medlemmerne samt deltagere fra den daglige ledelse senest ugen inden mødet. Samtidig eller snarest herefter offentliggør skolelederen dagsorden og så vidt muligt bilag på skolens hjemmeside med de begrænsninger, der følger af tavshedspligt og regler om personoplysninger.
Der kan ikke træffes beslutninger under punktet Eventuelt.
§ 11. Faste punkter på dagsordenen
Dagsordenen indeholder som udgangspunkt følgende faste punkter: 1) Godkendelse af dagsorden, 2) Godkendelse/opfølgning på referat, 3) Orientering fra forperson, elever, medarbejdere og ledelsen, 4) Orientering fra udvalg/arbejdsgrupper, 5) Eventuelt.
Mindst én gang årligt skal dagsordenen indeholde budget, ferieplan, skolebestyrelsens årsberetning, årsmøde med forældre, møde med KKFO’ens forældreråd samt referat af den årlige skoleudviklingssamtale.
§ 12. Ekstraordinære møder
Når særlige forhold gør det nødvendigt, kan forpersonen indkalde til ekstraordinært møde.
Ekstraordinært møde holdes også, når en tredjedel af bestyrelsens medlemmer ønsker det med angivelse af punkter til dagsordenen.
Indkaldelse til ekstraordinært møde kan ske med kortere varsel end de almindelige frister. Ved ekstraordinært møde kan kun behandles de sager, der har gjort mødet nødvendigt.
§ 13. Lukkede møder og gæster
Skolebestyrelsens møder er lukkede.
Skolebestyrelsen kan, hvis den finder grund til det, invitere gæster til at deltage i bestemte møder eller dele af møder. Gæster deltager uden stemmeret og kun i de punkter, de er inviteret til.
Inviterede gæster må ikke deltage i behandling af fortrolige sager eller sager, der vedrører enkeltpersoner.
§ 14. Beslutningsdygtighed
Skolebestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede.
Hvis skolebestyrelsen ikke er beslutningsdygtig, kan mødet afholdes som drøftelsesmøde, men der kan ikke træffes beslutninger.
§ 15. Afstemninger og stemmelighed
Medlemmer kan kun deltage i afstemninger, når de er personligt til stede under afstemningen. Digital deltagelse kan kun anvendes, hvis skolebestyrelsen konkret beslutter det, og hvis fortrolighed, identifikation og samtidighed kan sikres inden for gældende regler.
Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal, hvor intet andet er bestemt.
Ved stemmelighed udsættes beslutningen til kommende møde, for at give mere tid til refleksion over beslutningen.
Hvis skolebestyrelsen vurderer, at et beslutningspunkt ikke er tilstrækkeligt oplyst, kan punktet udsættes.
§ 16. Habilitet
Et medlem deltager ikke i behandlingen af en sag, hvis medlemmet er inhabilt.
Mulig inhabilitet afklares som første led i behandlingen af den pågældende sag. Medlemmet skal selv gøre opmærksom på forhold, der kan give anledning til tvivl om habilitet.
§ 17. Personsager og tavshedspligt
Skolebestyrelsen behandler ikke konkrete personale- eller elevsager som afgørelsessager. Konkrete sager kan alene drøftes i det omfang, det er nødvendigt for skolebestyrelsens tilsyn og principarbejde, og uden at uvedkommende personoplysninger deles.
Alle deltagere i skolebestyrelsens møder er omfattet af tavshedspligt. Deltagere må gengive egne synspunkter og beslutninger, der fremgår af referatet, men må ikke referere, hvad andre deltagere har sagt, eller dele oplysninger, der er fortrolige eller personfølsomme.
Elevrepræsentanter deltager ikke i behandling af sager vedrørende enkeltpersoner.
§ 18. Referatets indhold
Der udarbejdes referat af hvert skolebestyrelsesmøde.
Referatet angiver, hvem der har deltaget, og hvem der har haft anmeldt eller uanmeldt forfald.
For hvert behandlet forslag skal det fremgå, om forslaget blev vedtaget, forkastet, udsat eller om der ikke blev taget stilling.
Ethvert medlem kan kræve en afvigende opfattelse tilført referatet og medsendt bestyrelsens udtalelser og beslutninger. Medlemmet formulerer selv teksten og afleverer den skriftligt til referenten.
Skolens leder kan kræve sin opfattelse tilført referatet, fx ved spørgsmål om beslutningers lovlighed.
§ 19. Godkendelse og offentliggørelse af referat
Referatet godkendes på mødet. Efter behandlingen af et dagsordenspunkt, læses referat og godkendes for punktet.
Når referatet er godkendt, offentliggør skolelederen det straks på skolens hjemmeside.
Fortrolige oplysninger og personoplysninger, der ikke må offentliggøres, udelades fra det offentlige referat. Hvis der findes et internt referat med fortrolige oplysninger, benævnes dette Fortroligt internt, mens den offentlige version benævnes Offentlig.
§ 20. Intern kommunikation og dokumentdeling
Intern kommunikation foregår via e-mail.
Fortrolige oplysninger og personoplysninger må kun deles via sikre og godkendte kanaler. Almindelig e-mail bør ikke anvendes til fortrolige eller personfølsomme oplysninger.
Mødekalender, dagsordener, bilag og referater organiseres, så medlemmerne let kan finde gældende dokumenter og tidligere beslutninger.
§ 21. Ekstern kommunikation og presse
Forpersonen eller en af skolebestyrelsen udpeget talsperson udtaler sig på skolebestyrelsens vegne, når skolebestyrelsen har truffet beslutning herom eller givet et konkret mandat.
Henvendelser om konkrete elev-, forældre- eller personalesager håndteres ikke af enkeltmedlemmer. I sådanne tilfælde inddrages forperson og skoleledelse, inden der svares.
Medlemmer kan udtale sig som privatpersoner, men skal tydeligt adskille egne synspunkter fra skolebestyrelsens beslutninger og fælles udtalelser.
§ 22. Evaluering og revision
Skolebestyrelsen evaluerer forretningsordenen mindst én gang årligt, som udgangspunkt på skoleårets sidste ordinære møde.
Ændringer i forretningsordenen kan vedtages ved simpelt flertal, når ændringsforslaget har været optaget som beslutningspunkt på dagsordenen.
Hvis ændringer i lovgivning eller styrelsesvedtægt gør dele af forretningsordenen ugyldige eller upræcise, gælder lovgivning og styrelsesvedtægt forud for denne forretningsorden, indtil skolebestyrelsen har opdateret dokumentet.
§ 23. Godkendelse
Denne forretningsorden er godkendt af skolebestyrelsen ved Lykkebo Skole & Fritid den 19. august 2026.